Træning i brug af “Outlook” 2 dage
(AMU kursus 47293 - Email til jobbrug)
Læringsprogram for de 2 dage:
Her på siden finder du dit træningsprogram for dag 1+2 på træning i E-mail. Vi har udviklet over AMU-faget 47293 Email til jobbrug, så du kan tage en AMU-test i efter 2 dage, og dermed søge at opnå et AMU-bevis til at opgradere dit CV med.
Det du skal vide:
Du skal have løst alle opgaver på kursus-dag 1 inden du går videre til kursus-dag 2.
Du bør danne en lille studiegruppe med en eller flere af dine kollegaer som du har undervisning med eller arbejder sammen med. Det er dem du ‘træner’ sammen med og løser opgaverne og de cases der er her sammen med.
Deltage i den Facebookgruppe du er blevet inviteret til. Det er her vi deler vores tanker og besvare de 2 caseopgaver. Hvis du ikke er på Facebook sender vi mail til dig med de samme opslag som vi sætter op på Facebook. Hvis du vil se dialog på gruppen anbefaler vi, at du ser med som din træningsmakker.
Husk du skal løse begge cases, og besvare den lille test, vi har lagt op på denne side inden fredag d. 11/12-2020 kl. 14:30.
For at få AMU beviset til dette fag, skal du løse en lille multiple choice, der bliver sendt til dig i din e-boks med start fredag d. 11/12-2020 kl. 14:30. Så kan du allerede nu lægge dette i din kalender.
God arbejdslyst til jer alle.
Dette piktogram betyder, at du kan vælge lave opgaven alene - og det handler om, at du reflekterer over det du har læst/set mv.
Dette piktogram betyder at du bør løse opgaven sammen med andre. Det kan være den studiegruppe du har dannet, en kollega du arbejder sammen med den dag du arbejder med opgaven, en anden kollega du plejer at være sammen med eller nogle helt andre fra din arbejdsplads. Baggrunden for, at du skal løse opgaven sammen med andre, er at det kan bringe nogle andre perspektiver ind over dine egne tanker, samt at I sammen kan hjælpes ad med, hvordan I kan bruge den nye viden i jeres daglige arbejde.
Introduktion
Bedre kendskab til hvordan du arbejder med Outlook og funktionen ‘emails’ så du kan kommunikere mere professionelt med dine relationer.
Vi ønsker at blive mere professionelle, også i vores kommunikation.
Læsehesten - her har du mulighed for at fordybe dig
I vores træningsvideo om brugen af Outlook, som du kan finde under “filmklubben”, fortæller vi om, hvordan du kan arbejde med effektive mails, der er har et tydeligt og klar sprog, og hvor du indleder og afslutter professionelt. Nedenfor har vi indsat en række links til hjemmesider, der fortæller, hvordan du skriver gode tekster:
Refleksionsspørgsmål:
Find en gammel mail frem - helt en lidt længere én af slagsen - og vis den til din buddy. Med jeres nye viden, er der så noget du vil gøre anderledes når du skal sende en mail fremover?
Refleksionsspørgsmål:
Vidste du, at der er hjælp at hente i stavekontrollen når du skriver en mail?
Overvejer du altid, hvad du vil have ud af en mail, du sender?
Har du et system for, hvordan du husker at følge op på svar på en afsendt mail?
Filmklubben - her kan du se film om dagens emne
Nedenfor er der nogle film, du skal se alene eller sammen med en eller flere kollegaer. Videoerne fortæller om forskellige afskygninger af dagens emne. Du vil således få demonstreret nogle af de mange smarte funktioner, som Outlook besidder. Dette vil være nyttigt, når du skal løse opgaverne.
Case til dag 1:
Find en kollega, din studiegruppe m.v. og løs følgende spørgsmål når i har set en eller flere af filmene:
Tænk over en ting fra hverdagen, som du kan forestille dig at kommunikere til din leder. Det kan være en god historie om en bruger af kantinen, der var særlig glad for en ret, eller et nyt tiltag I har iværksat.
Skriv nu hver en mail til din leder om denne store eller lille begivenhed. Teksten skal fylde min. 3 linjer, og du skal overveje både, hvordan du indleder, præsenterer historien evt. med forventninger til feedback fra modtager, samt afslutning. Tænk også over hvilken følelse mailen skal give hos modtageren.
Vis hinanden resultatet, og se evt. forskelle.
Hjælp hinanden med at rette mailudkastet til. Send mailen afsted - og hvis du synes den ikke er aktuel eller helt relevant, så tilføj i mailen, at det er til undervisningsbrug, og at du gerne vil have feedback om din formulering og præsentation af indhold.
Husk at dele gode ideer og refleksioner deles på Facebook gruppen. I skal komme med minimum 2 forslag eller betragtninger.
Opsamling på dagens emne
Besvarelse af mail:
1. For kun at besvare afsenderen, skal du vælge ’Svar’, hvor pilen peger mod venstre.
2. Hvis din kollega har sendt mailen til alle kolleger på én gang og du både gerne vil svare den oprindelige afsender og alle andre modtagere, skal du vælge Svar til alle.
3. Hvis du vil sende meddelelsen til en person, der ikke er på linjerne, skal du vælge Videresend.
Vedhæfte dokument:
Vælg Vedhæft fil fra proceslinjen
Vælg filen fra en af følgende placeringer:
Seneste elementer
De 12 seneste filer, du har arbejdet på, vises her. Disse filer kan være på din computer, på OneDrive, SharePoint eller et andet onlinedokumentbibliotek. Markér en fil for at vedhæfte den i din mail.
Gennemse webplaceringer
Placeringer omfatter OneDrive-, SharePoint-websteder eller andre steder, f.eks. et dokumentbibliotek for grupper, som du tidligere har haft adgang til.
Gennemse denne pc
Åbner et Stifinder-vindue, hvor du kan vælge en fil på din computer. Dette gør vi. Vi finder dokumentet som ligger på ’Skrivebordet’ – marker og trykker på ’Indsæt’. Man kan også blot nøjes med at dobbeltklikke på dokumentet.
Indsætte link:
Tryk på ’Indsæt’ og herefter på ’link’ og ’Indsæt link’. Tryk på
hvorefter man bliver omstillet til webbrowseren. Find den side, du gerne vil linke til. Adressen står nu som et link i feltet – tryk på ’OK’.
Læsevenlig virksomhedsorienteret mail:
- Brug en aktiv skriveform frem for passiv for at gøre teksten mere levende
- Være relevant og direkte i kommunikationen
- Korte og præcise tekster
- Sætningerne skal ikke være på mere end 15 – 20 ord
- Sluthilsen burde være ’Med venlig hilsen’
Erstat ord:
Hvis der var flere af de samme ord, som var stavet forkert, kan man med fordel erstatte ordet med at anvende funktionen ’Erstat’ under ’Formater tekst’.
På denne måde, kan du altså hurtigst muligt ændre et ord, som er gentaget flere gange i teksten.
Genvejstaster:
Begræns dit arbejde med musen, ved at trykke på ’ALT’. Dette aktiverer en række genvejstaster. De deaktiveres ved blot at trykke på ’ALT’ igen.
Flytte mail en anden mappe:
Hvis man gerne vil flytte en mail til en anden mappe, skal man højreklikke på mailen og vælge dette ikon hvor pilen peger nedad som hedder ’Flyt’. Her vælger man så den mappe, hvorpå man gerne vil flytte mailen til.
Opfølgning:
Hvis man gerne vil være sikker på, ikke at glemme en besked eller man kan følge op, kan man vælge at tilføje en påmindelse. Dette gøres ved at højreklikke på mailen og vælge ’opfølgning’, hvorefter man vælger datoen for hvornår opfølgningen skal ske.
Søgefelt:
Hvis du har brug for at finde en mail, har du mulighed for at søge i søgefeltet øverst oppe. Husk at tilføje anførselstegn (’), for at finde meddelelser, der indeholder lige nøjagtigt udtrykket. Når du er færdig med søgningen, kan du rydde den ved at klikke på “X“ i søgefeltet.
Oprette en aftale:
Fra din kalendermappe skal du vælge ny aftale eller klikke på CTRL + N.
Angiv et emne, en placering, et starttidspunkt og et sluttidspunkt. Som standard starter Outlook, og slutter aftaler på timen eller halvdelen af timer. Hvis du vil angive et brugerdefineret klokkeslæt, f. eks 12:22, skal du klikke på feltet Start-eller sluttidspunkt og skrive det nøjagtige tidspunkt, du har brug for. Det er muligt at lave flere aftaler på samme tidspunkt.
Indkalde personer til mødet:
Tryk på ’Inviter deltagere’ og tryk deres e-mailadresser ind i enten ’Obligatorisk’ eller ’Valgfri’. Det er vigtigt at påpege, at man kan tilkalde alle personer – også dem der ikke er tilkoblet samme exchange-server. Der kan ikke rettes i mødet, uden at sende en opdatering til alle mødedeltagerne.
Til sidst trykkes i øverste venstre hjørne gem & Luk for at gemme din aftale.
OBS: Hvis man vil gøre mødet privat, så andre brugere der har adgang til din kalender ikke kan se indholdet, gøres det ved at højreklikke på mødet og trykke på ’privat’. Nu vises en hængelås, som indikerer at mødet er privat.
Aktiver gentagende møder:
Her angiver vi hvor ofte og hvor længe vi ønsker denne mødeindkaldelse
Opretter en aftale ud fra en mail:
Kan gøres på 2 måder:
- Marker mailen og klik på Flyt – Kalender – vælg de ønskede indstillinger og klik ’Gem og luk’
- Træk mailen fra indbakken direkte ned på kalenderikonet – vælg de ønskede indstillinger og klik ’Gem og luk’
Deling af kalender:
I din kalender mappe i menuen hjem skal du vælge del kalender.
Vælg den kalender, du vil dele, i rullemenuen.
Klik på Tilføj i dialogboksen Egenskaber for kalender.
Du kan søge efter personer fra dit adressekartotek eller skrive deres mailadresser i boksen Tilføj. Når du er færdig med at tilføje navne i dialogboksen Tilføj brugere, skal du klikke på OK.
Under punktet ’Oplysninger’ kan du vælge hvad dine kolleger kan se af indholdet af dine møder og aftaler. Tryk herefter på ’OK’.
Den person, du har delt din kalender med, modtager en invitation via deling på mail.
Når modtageren klikker på Acceptér, får vedkommende vist din delte kalender på deres kalenderliste.
Hvilket program kan bruges til afholdelse af online møder?
Et populært program til afholdelse af virtuelle møder er Skype. Udover taleopkald, tilbyder Skype en række video kommunikationsmuligheder samt Video opkald mellem Skype-brugere, der lader brugerne se hinanden og har samtaler ansigt til ansigt. Group videoopkald er også muligt, så længe en eller flere af de personer, der ringer, har en betalt Skype Premium -konto.
Oplysninger om tilstedeværelse er en hurtig måde, hvorpå andre kan se din tilgængelighedsstatus (Online status). Tilstedeværelse angives automatisk ud fra din Outlook-kalender, men du kan ændre den manuelt, hvis du vil. Det betyder at du helt selv styre hvordan din onlinestatus bliver fremvist for dine kolleger.
Case til dag 2 - læringsdagens opgave!
Denne case træner dig i brug af Outlook, når du skal indkalde til møde:
På kursusdagene i træning af Word, blev du bedre til at skrive referat. Til at arbejde med layout mv. I denne case nr. 2 skal du blive endnu bedre til at indkalde til effektive møder, hvor dagsorden fremgår af mødeindkaldelsen, og der evt. er vedhæftet dokumenter, som I skal drøfte.
Har du set filmen ovenfor omkring effektive mødeindkaldelser? ellers kan du og din buddy skynde jer at se den først!
Vælg et møde ud som case for jeres videre arbejde.
Gå ind i Outlook og indkald til et lignende møde. I kan jo indkalde hinanden i gruppen, eller foretage en konkret fremtidig mødeindkaldelse.
I skal skrive en præcis overskrift i mødeindkaldelsen samt markere den tid, der er sat af til mødet.
Hernæst skal I skrive dagsorden ned ved brug af punktopstilling. Hvert punkt skal markeres med tidsangivelse og følge gode råd til effektivt møde.
Skriv på Facebook når I er færdige med opgaven. Hvad er den største læring af at arbejde med Outlook til brug for indkaldelse til møder? Har I forslag til de andre, når der skal indkaldes til møder fremover?
Multiple Choice opgave - tjek din egen viden af
Jeg har lavet en opgave til dig i det emne, som vi har talt om på kurset. Læs spørgsmålet godt og svar herefter. Dine besvarelser bliver sendt til mig automatisk, og du får en feedback fra mig i løbet af et par dage.
Rigtig god fornøjelse ☺︎
AMU bevis - Hvad betyder det?
Vi er i gang med et uddannelsesforløb i AMU-rammer med faget: Indskrivning og formatering af mindre tekster, der er udbudt i samarbejde med Haderslev Handelsskole.
AMU rammerne betyder også, at du har mulighed for at få bevis på dine nye kompetencer, og for at sikre, at du har fået udbytte af dit AMU-kursus. AMU-bevis udstedes på baggrund af prøveresultatet efter den anden undervisningsdag i dette modul og sendes til din E-boks.
For at opnå bevis skal du afslutningsvis tage en test med spørgsmål inden for emnet.
Testen er udformet af AMU-skolen, og er en generel test, men som vil give et indblik i din forståelse for emnet. Det betyder, at den skal ramme alle de mennesker der tager det pågældende AMU-kursus i hele Danmark, uanset om man er ansat i kommunen, i detailhandel, i daginstitution eller noget helt fjerde.
Praktik
Testen er elektronisk og er multiple choice spørgsmål.
Du har 30 minutter til at tage testen.
Du får oplyst testtidspunktet i din e-boks.
Du får et link som du kan åbne med din NemID på det aftalte tidspunkt.
Du kan opnå bevis hvis du har svaret rigtig på ca. 50 % af spørgsmålene.
Gennem undervisningen med os, har vi gjort os meget umage med relatere det overordnede indhold at kurset til din hverdag i hospitality branche, så det bliver specifikt og relevant for din hverdag.
Det betyder dog at når du åbner testen, vil du opleve at der forekommer spørgsmål, begreber, situationer og termer der måske ikke viser sig relevant for din hverdag. Det er fordi testen er en generel test, der bruges til alle brancher i hele landet.