Kapitel 6
Planlægning og ressourcestyring
Kendskab til virksomhedens indsatsområder er en del af den økonomiske styring. Virksomhedens økonomiske mål sættes af ledelsen og fx i forhold til det historiske resultat, en netop gennemført investering, et huslejeniveau mv.
Det økonomiske mål kalder vi også et budget. Budgettet består af en række forudsætninger, der samlet giver det ønskede økonomiske resultat.
Delanalyser er analyser, der fokuserer på forskellige aktiviteter og produkter i virksomheden. Ved udarbejdelse af delanalyser opnås viden om, hvad der er realistisk, og hvad det kræves at nå et bestemt økonomisk mål. Delanalysen kan således bidrage som beslutningsgrundlag i den overordnede budgetproces, og som en del af den løbende økonomiske styring.
Økonomiske mål og med tilhørende delmål, skal ledelsen kunne genfinde i den løbende rapportering. Det kaldes typisk for ledelsesrapportering, og hvor formålet netop er at vise udvikling i de forudsætninger, der har betydning for det økonomiske resultat.
Delanalyser
“Du kan blandt bruge følgende delanalyser til at træffe bedre økonomiske beslutninger, herunder optimere din prisfastsættelse”
Delanalyser er ofte afgørende for, hotel- og restaurantvirksomheden kan få indsigt i, hvad der tjenes på den enkelte ydelse. Delanalyser eller kalkulationer anvendes også til at fastlægge menupriser og menuindhold, til planlægning af events, til pakketilbud mv.
På denne side kan du finde eksempler på casebeskrivelser, der viser hvordan du kan arbejde med kalkulationer. Se dem igennem og vælg den eller de, der passer bedst til din case og din virksomhed.
Supplerende aktiviteter
Vi ved at jo mere bevidst man er om konsekvensen af de valg man træffer, desto bedre er man til at tjene penge på den ydelse man leverer.
Når vi ser på den økonomiske rapportering, kan vi opleve, at omsætningen måske nok stiger uanset hvilket valg vi vælger. Der hvor det bliver interessant er at se om salget konverteres til bundlinje.
Casen og excelfilen viser en strategisk analyse, der afdækker USP og positionering i markedet i forhold til events. Derudover ses der på mersalgspotentiale på aktiviteter i forbindelse med et event.
Salg- og markedsføringsomkostninger
Hvordan får du størstedelen af dine gæster? Jo mere direkte salg via jeres egen hjemmeside, jo flere penge bliver der tilbage på bundlinjen.
Ved at benytte sig af salgskanaler og markedsføringssamarbejdspartnere vil hotellet altså givetvis opnår en bredere markedsføring, men også en potentielt mindre indtjening.
Casen og excel viser prisfastsættelse af kalkulationer med udgangspunkt i, at kundesegmentet flyttes fra en markedsføringssamarbejdspartner til direkte salg. Derudover er der et eksempel med mersalg.
Minimumspris
Alle virksomheder må kende deres minimumspris på deres ydelser, fx værelser, restaurantydelser, og ikke mindst pakker, der indeholder fx både værelse, middage, morgenmad og måske en aktivitet.
I denne case kan du læse et eksempel på beregning af minimumpris på en pakke bestående af 2 personers hotelophold med 2 gange middag, kaffe og morgenmad. Dette ses også i excelfilen.
Indtjening pr. profitcenter
Jo mere kompleks virksomheden er, fx med salg af mange forskellige ydelser til flere forskellige gæstesegmenter, jo større behov har ledelsen for profitcentre til at styre økonomien.
Uden viden om, hvad der tjenes i hvert profitcenter, kan ledelsen ikke stille økonomiske krav til mellemlederne, fx krav om opnåelse af en ønsket bruttoavance på mad for køkkenchefen.
Indtjening på grupperum
For en virksomhed som sælger mange dagsmøder med dertilhørende grupperum, er det vigtigt ikke at låse sig selv ved at udleje alle lokaler til dagsmøder, i og med dette vil føre til få eller slet ingen overnatninger. Selvom det i første omgang måske ikke kan virke sådan, kan en afvisning af en dagsmødepakke fører til en økonomisk gevinst i det lange løb.
I casen og excelfilen vises der eksempler over, hvad der tjenes på en dagsmødegæst og en døgnmødegæst.
Analyse konferencepakker
Hvis man som et konferencehotel har faste priser året rundt, kombineret med mange fastansatte kan det føre til svingende omsætning/indtjening hen over året, samtidig med at de faste omkostninger forbliver de samme. Ved at gøre brug af dynamisk prissætning på lokaleje kan de store udsving i belægsprocenten og indtjeningen ’udlignes’ hen over året.
I casen og excelfilen vises udregningen af mindsteprisen på en konferencepakke, samt beregningen af merindtjeningen på en konferencepakke ved at hæve prisen med 100 kr. pr. konferencedøgn.
Aftalepriser
Mange hoteller og konferencecentre arbejder med aftalepriser. Fordelen ved at have mange såkaldte firmaaftaler er, at virksomheden oplever at have loyale kunder gennem denne aftale, og gæsterne får rabat, jo højere rabat ved stigende antal købte værelser. Det kan give god økonomisk mening, når der er denne sammenhæng mellem pris og mængde.
Ofte er firmaaftalerne indgået på et forkert grundlag, hvor virksomheden måske ikke køber nok i forhold til den rabat man har givet, eller hvor firmaaftalen udnyttes på dage, hvor hotellet kunne have solgt værelserne til højere priser.
Casen og excelfilen viser en profitcenter analyse samt potentialeberegning.
Daglig styring af F&B
De kritiske omkostninger til styring af restaurantdrift - er bruttoavancen og lønprocenten. Udover at analysere den daglige toplinje - f.eks. med en menuanalyse - anbefaler vi, at restauranten indsamler og analyserer viden om råvarekøb og anvendelse af timer, pr. uge. Vi kalder dette værktøj for et 'styringsark', som du kan hente inspiration til her. Alle styringsark skal tilpasses til den enkelte forretning - det hjælper vi altid gerne med. Styringsarket kan du teste i undervisningen, og senere afgøre om det skal være en del af den daglige økonomiske styring i din restaurant.
Små refleksionscases til F&B
Som ansat i F&B har du måske lyst til at starte dit arbejde med 'delanalyser' med små refleksionsopgaver, der kan skabe indsigt i din daglige styring af prissætning, udarbejdelse af menuer mv. Se om der er nogle af disse små inspirationscases, der kan være til inspiration?